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Organisme de formation : comment choisir un logiciel de gestion des formations?
20 juillet, 2021 par
Organisme de formation : comment choisir un logiciel de gestion des formations?
Nubeo, Service Comptabilité


Entre l’inscription aux formations,  la facturation et les obligations administratives, il y a une foule de données à gérer dans un centre de formation. Il en va de la qualité de l'expérience apprenant et de l'expérience collaborateur. Il existe beaucoup de solutions de gestion sur le marché des logiciels de formation. Chacune a ses avantages et inconvénients. Avant de vous lancer, voici 3 conseils pour vous guider parmi les outils de gestion de formation.

 

1.       Identifiez les besoins des utilisateurs : optez pour un système d'information intégré (ERP-CRM)

Demandez-vous comment votre organisme de formation interagit avec ses clients, partenaires, collaborateurs. Quelles sont les informations importantes pour eux? Que disent-ils dans les questionnaires de satisfaction? Quels processus vous semblent indispensables pour répondre aux attentes de tous ceux qui entrent en relation avec votre organisme de formation ? 

 

  • la gestion du planning des formations

  • la publication d'un catalogue de formations online

  • la gestion de la relation avec les apprenants, stagiaires

  • la gestion de la comptabilité de l’organisme de formation

  • le traitement des questionnaires d’évaluation formation

  • l'échange d'informations avec les formateurs

  • l'e-learning, le blended learning et la digitalisation des formations

  • les déclarations légales

  • le gestion commerciale

  • la gestion de projet

Une fois que vous avez listé les processus importants, vérifiez si les fonctionnalités du logiciel y répondent bien. Veillez aussi aux possibilité de personnalisation, à l'ergonomie et à l'aspect collaboratif. Piloter un organisme de formation c'est être au cœur d'un réseau de relations à coordonner : apprenants, stagiaires, formateurs, ingénieurs de formation, comité pédagogique...


Beaucoup de logiciels proposent des fonctionnalités standards, là où d’autres comme Odoo, permettent du développement sur mesure et des modules adaptés à vos spécificités de fonctionnement. L'utilisation doit être suffisamment intuitive et l'interface personnalisable.

2.  Pensez global : optez pour une solution de gestion de formation centralisée

Au-delà d'un simple encodage de données, le logiciel doit surtout permettre de les exploiter ! L'idée est d'avoir l'ensemble des informations essentielles à votre activité de formation dans une solution centralisée accessible de partout et à tout moment. Grâce à ces données :


  • Les collaborateurs gagneront du temps pour se consacrer à la qualité d'expérience client (CRM, suivi des inscriptions et facturation...)

  • Les formateurs pourront gérer facilement leur planning et partager leur expertise avec les apprenants (planning, notes de cours, e-learning...)

  • Les apprenants pourront accéder à la fois aux connaissances mais aussi aux documents administratifs de la formation (attestations, notes de cours...)

Le logiciel doit permettre à chacun d'accéder facilement aux informations dont il a besoin au moment où il en a besoin. Et l'organisme de formation s'en trouvera bien plus performant.

3.       Commencez petit et voyez grand : optez pour un logiciel de gestion évolutif

Votre projet de digitalisation est unique et la solution doit s’aligner sur vos objectifs et vos moyens. Optez pour un logiciel qui vous permet de commencer avec deux ou trois applications pour en ajouter d’autres progressivement au fur et à mesure du développement de votre activité.


  • gestion des ressources humaines (recrutement, congés…)

  • gestion financière (facturation, comptabilité…)

  • gestion de la relation client (CRM, devis…)

  • communication (site web, email marketing…)

Là où certaines solutions sont pensées clé en main, Odoo propose des applications professionnelles qui se complètent et s’intègrent les unes aux autres pour tenir compte de l'évolution des besoins. 


En 1 mot, optez pour une solution digitale qui tient compte de l'humain.

Au-delà du choix du logiciel de gestion de formation ou LMS, c’est la qualité de l’implémentation qui garantit la réussite du projet de digitalisation. L'offre doit inclure la formation des utilisateurs et être adaptée à votre métier.


Le label « Odoo Partenaire Officiel » est dédié aux prestataires informatiques qui offrent des services de qualité sur Odoo.


C’est le cas de Nubeo. En tant que partenaire Odoo certifié, Nubeo


  • forme ses équipes en continu aux évolutions d’Odoo

  • affecte des ressources dédiées à votre projet

  • garantit un support permanent accessible facilement

Un engagement quotidien au service de la croissance de votre activité.

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